Dossier de l’Usager

  • Le logiciel SAM

Cet outil vous permet de gérer le dossier unique de l’Usager sur les axes Social, Administratif et Médical. 

Nous accompagnons vos professionnels dans l’élaboration du dossier de la personne accueillie sur des supports informatiques. Le logiciel SAM, offre un large éventail de fonctionnalités.

Dossier social éducatif de l’Usager

Dossier Unique de l'Usager

Sam porteur de projets personnalisés

La construction, la mise en œuvre et l’évaluation du Projet Personnalisé concernent toutes les structures sociales et médico-sociales relevant de l’article L.312.1 du code de l’Action sociale et des familles. Le logiciel SAM renforce sa dynamique autour de cette construction en accompagnant les équipes directement sur le terrain…

Les formateurs SAM forts de leurs 20 années d’expérience auprès des équipes éducatives, professionnelles et de soin, ont mis au point des méthodes de travail efficaces d’accompagnement à l’élaboration, la construction, la formalisation et au suivi des projets personnalisés.

Ils s’inspirent de ce schéma

Projet personnalisé du dossier de l'Usager

L’approche du projet se fait en plusieurs temps :

Observation :

Evaluation de la personne accueillie à l’aide de référentiels du secteur ou maison (Geva, Rocs, Map…), intégrés à SAM.

  Sam : porteur de projets personnalisés pour les établissements médico-sociaux

Document projet :

Elaboration de votre document selon vos propres modèles repris depuis Word.  Voir un exemple de Projet Personnalisé

Préparation réunions de projet :

Mise en place de documents spécifiques reprenant les écrits et les conclusions des professionnels sur le terrain.

Objectifs généraux:

Aide à la définition des objectifs de la personne accueillie. SAM met en avant les compétences et difficultés de l’Usager.

Objectifs opérationnels et moyens :

Mise en place d’objectifs opérationnels et moyens d’aide à la réalisation des projets sont formalisés.

Evaluation des moyens :

Une évaluation qualitative et quantitative, dans le temps est réalisée. 

Graphique Evaluation Projet personnalisé Liste des activités réalisées    

Le dossier Administratif de l’Usager

Dossier Administratif de l'Usager

Le logiciel SAM vous permet d’avoir une approche organisée, partagée et sécurisée du dossier administratif de l’usager. Il répond aux demandes d’application des bonnes pratiques professionnelles quant à la maîtrise des données administratives du dossier. Vous y retrouvez des renseignements concernant les adresses, les groupes, les parents, les enfants, la fratrie, la protection juridique, les notifications, les statistiques, la gestion des absences, la facturation… Cet outil est également un compagnon précieux dans l’élaboration des tableaux de bord de fin d’année. SAM est en lien directe avec vos outils Word et Excel. Il vous permet de façon très simple (Copier, Coller) de réaliser des transferts dans vos courrier et tableaux.

La gestion des absences et des repas se fait directement sur SAM et vous permet de partager, avec les différents services, afin d’en extraire les meilleures informations.

Gestion des absences du dossier de l'Usager

Le suivi des notifications se fait par tableaux que vous pouvez trier, filtrer à votre guise.

Suivi Notifications du dossier de l'Usager

Sam offre un suivi rigoureux des indicateurs médico-sociaux.

Indicateurs Medico Sociaux du dossier de L'Usager

 La facturation, en lien avec la gestion des absences saisies dans les unités, est automatisée en fonction des départements de prise en charge. Sam reprend le principe de facturation de chaque département et vous édite les différents correspondants.

Facturation du dossier de l'Usager

Le dossier Médical de l’Usager

Dossier Unique de l'Usager

Le logiciel SAM vous permet d’avoir une approche organisée, partagée et sécurisée du dossier médical de l’usager. Il répond aux demandes d’application des bonnes pratiques professionnelles quant à la maîtrise des données médicales du dossier de la personne accueillie. La sécurité et la confidentialité sont des aspects primordiaux dans ce dossier. Vous y retrouverez des renseignements concernant :

  • Le soin
  • Les allergies
  • Les régimes alimentaires
  • Les vaccinations
  • Le suivi pathologique
  • Les antécédents
  • Les médications
  • La distribution des médicaments
  • Les constats de handicap et des déficiences

Cet outil est également un compagnon précieux dans l’élaboration des tableaux de bord de fin d’année.

Une fiche d’urgence élaborée par des urgentistes, permet en cas d’hospitalisation ou transfert d’encadrer l’usager en lui apportant toute la sécurité à laquelle il a droit… (Etat civil, Sécurité sociale, mutuelle, protection, contacts d’urgence, médecin traitant, allergies, régimes, vaccinations, antécédents, ordonnances …)

Fiche Urgence dossier de l'Usager
Un dossier médical complet, à disposition des praticiens et des acteurs de soin de l’établissement vous est proposé. Il permet de suivre le dossier dans ses moindres détails.

Dossier Medical de l'Usager

Le suivi au quotidien du soin se fait à travers les compte rendus des infirmières ou des aides-soignants dans le cahier de suivi pathologique (Cahier d’infirmerie). Les plans de soin sont élaborés selon vos propres critères dans un cahier de diffusion.

Diffusions dossier de l'Usager

Les praticiens entrent les médications dans un recueil d’ordonnances permettant aux acteurs terrains d’assurer la distribution des médicaments. Un historique de prescription est assuré. Des recherches de prise et de fréquence sont accessibles simplement par usager et par médication.

Ordonnances dossier de l'Usager

Le parcours du médicament

Parcours du medicament
C’est au terme d’une étroite collaboration avec des établissements médicalisés de votre secteur d’activité que le parcours du médicament a vu le jour dans le logiciel SAM.

Le principe repose sur la répartition des actions entre les différents partenaires :

Pharmacien :
Elaboration dans SAM du livret thérapeutique parmi une liste d’environ 15000 médicaments. Liste préférentielle de médicaments en fonction des habitudes de fonctionnement de la pharmacie.
Validation du plan de prescription global…

Médecin :
Prescription dans SAM soit en DCI, Nom commercial ou CIP dans le cadre du livret thérapeutique avec une possibilité d’élargissement selon les besoins.

Préparateurs :
Elaboration des piluliers avec des listes hebdomadaires de travail éditées par SAM

Préparation médicaments du dossier de l'Usager

Les infirmières :
Contrôle des piluliers avec des listes nominatives par service ou unité. Contrôle de la distribution après retour des piluliers selon les validations des équipes terrain.

Les équipes terrain :
Distribution selon les listes papier ou tablette PC et validation à l’unité ou à la périodicité. Répartition des traitements par voie d’admission et gestion des prescriptions conditionnelles.

Distribution médicaments Dossier de l'Usager

La direction :
Maîtrise des marchés de fourniture de médicaments avec des comptages strictes et des rapports financiers globaux ou à la personne…

Le logiciel SAM vous offre également la possibilité d’échanger des informations entre les logiciels métiers des pharmacies tels que le système de préparation des piluliers ‘’OREUS’’

Nous sommes à votre disposition pour discuter et mettre en place cette option dans SAM et découvrir ses différentes fonctionnalités au terme d’une journée de formation. N’hésitez pas à nous contacter.

Evaluation des usagers par pictogrammes d’autonomie

Evaluation par pictogrammes
Evaluation par pictogrammes

Le logiciel SAM intègre maintenant les fonctionnalités du logiciel EvalErgo. Déjà équipé d’un système d’évaluation de la personne dans le cadre des projets personnalisés, SAM met à disposition un outil permettant d’établir un pictonome® d’autonomie, indispensable aux équipes pour assurer un bon suivi de la personne accueillie…

De façon très simple (par pastilles de couleurs) et très pointue, il permet aux équipes sur le terrain de visualiser rapidement l’autonomie ou la dépendance des résidents. Construit sur la base du référentiel de Paul DOTTE, en collaboration avec SIFAM Formations, il reprend le PICTONOME® élaboré à cet effet. Cet outil représenté sous forme de pictogrammes reflète la situation de la personne accueillie.

Les axes travaillés sont les suivants :

  • La communication
  • Le repérage
  • La coopération
  • Les repas
  • L’hygiène
  • La toilette
  • L’habillage
  • La locomotion
  • L’appareillage
  • La manutention

Cet outil est une aide réelle à l’accompagnement de la personne pour les équipes sur le terrain. Le large éventail de statistiques vous permet de faire le point sur les besoins d’accompagnement à mettre en place. Il retrace l’évolution de l’ensemble de l’établissement et offre des tendances dévolution de l’ensemble de la population.

Outils de communication interne

Liaisons, Transmission et Messagerie interne
Liaisons, Transmission et Messagerie interne

 Vous pouvez intégrer à ce logiciel des cahiers de liaison selon votre organisation et au nombre que vous souhaitez. Ces informations sont assorties d’une stricte politique de confidentialité par système d’autorisations de lecture et ou d’écriture. Les informations sont accessibles par thème, par usager. Les utilisateurs peuvent faire des recherches par mots clés.

SUIVI SERAFIN

Logo SERAFIN
SERAFIN

SCHEMA SERAFIN

 

 
AVANT-PROPOS

Les nomenclatures de besoins et de prestations, élaborées courant 2015 par l’équipe projet SERAFIN-PH ont été validées par le comité stratégique présidé par Ségolène Neuville, secrétaire d’Etat en charge des Personnes handicapées et de la Lutte contre l’exclusion, le 21 janvier 2016.

Après une phase d’élaboration, les nomenclatures vont désormais être publiques et entrer dans une phase de diffusion et d’utilisation. De nombreux acteurs médico-sociaux ou leurs partenaires commencent à s’en saisir et vont pouvoir les expérimenter.

Les notions de besoins et de prestations, ont vocation à décrire les besoins des personnes accueillies et accompagnées par les établissements et services médico-sociaux et les prestations qui sont réalisées par ces structures, en réponse à ces besoins.

Ces deux nomenclatures constituent des outils de description de la réalité et les premières bases d’un futur modèle tarifaire.

· Leur logique est de s’attacher aux besoins pour pouvoir en déduire les prestations en réponse : les besoins sont entendus comme des écarts (à une norme d’activité ou de participation) ; les prestations comme des réponses permettant de diminuer ou de combler ces écarts. Cette logique est bien celle de la compensation, issue de la loi du 11 février 2005.

Les nomenclatures sont organisées, qu’il s’agisse des besoins ou des prestations de soins et accompagnements autour de trois domaines :

  • La santé
  • L’autonomie
  • La participation sociale.

Cette approche permet donc de décrire le fonctionnement des personnes, comment elles réalisent des activités et participent à la vie sociale, tout en prenant en compte leurs difficultés quant aux fonctions du corps.
Les deux nomenclatures sont donc constituées de trois blocs

  • Le bloc 1 concerne les besoins
  • Les blocs 2 et 3 concernent les prestations

SCHEMA SERAFINChaque bloc comporte des composantes de niveau 1 (niveau générique) jusqu’à des composantes de niveau 4 (niveau de description le plus fin).

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NOMENCLATURE DES BESOINS

Pour rappel, le besoin est défini comme un écart pour réaliser telle ou telle activité ou pour participer à tel ou tel domaine de participation sociale.

L’évaluation des besoins est un processus itératif permettant de recueillir des données d’évaluation afin de mettre en lumière des besoins, pour dans un second temps, proposer un plan d’actions comprenant des mesures de droit commun ou mobilisant le droit à compensation (droits et prestations, orientation en ESMS, …). La nomenclature des besoins est un dictionnaire qui permet de classer les besoins selon une organisation définie dont l’objectif est en premier lieu la perspective d’une réforme tarifaire.

L’évaluation des besoins et nomenclature des besoins étant liées, les acteurs devront veiller à ce que les outils d’évaluation des besoins de compensation puissent être congruents avec la nomenclature des besoins SERAFIN-PH.

Nomenclature des besoins SERAFIN
Nomenclature des besoins SERAFIN

Définition :

La réalisation d’une activité (ou la participation) dans une population donnée est définie par l’organisation mondiale de la santé (OMS) comme ce que l’on peut attendre de la part d’individus n’ayant pas de problème de santé. Une personne sans problème de santé est en capacité de réaliser cette activité (ou de participer) dans un environnement humain, social, architectural normalisé. Dans ces conditions, le besoin se définit comme un écart à la norme de réalisation, tout en s’appuyant sur les capacités et potentialités, les habitudes et le projet de vie de la personne. Il est entendu comme le besoin de la personne au regard de la réalisation d’une activité et dans un environnement donné. La limitation d’activité peut être plus ou moins grande tant en qualité qu’en quantité.

À noter que la spécificité des enfants doit nécessairement être prise en compte dans l’évaluation des besoins, et donc par extension dans la nomenclature des besoins, conformément à ce que l’OMS précise. Un des enjeux réside dans le fait qu’il s’agit de repérer les besoins en fonction de la situation actuelle, mais que l’évaluation des besoins se pratique dans une démarche dynamique en tenant compte de l’évolution même de la situation prévisible en l’état des connaissances.

Cette approche est conforme avec la classification internationale du fonctionnement, du handicap et de la santé (CIF) sur laquelle elle s’appuie largement ; elle est ainsi compatible avec les différents contenus du Guide d’Evaluation des besoins de compensation des personnes handicapées (GEVA).

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DEFINITION DU BESOIN EN TANT QU’ECART A LA NORME

Elle renvoie aux moyens à mettre en œuvre pour combler cet écart, et donc aux prestations à mettre en regard afin de le diminuer ou le combler.
Elle permet de raisonner en ‘’besoin pour’’, sous-entendu, ‘’pour réaliser une activité ou pour participer’’.
Cette manière d’objectiver le besoin est compatible avec le GEVA et les autres outils d’évaluation de la CIF.

NOMENCLATURE DES PRESTATIONS

La nomenclature des prestations est constituée de deux blocs (les blocs 2 et 3 ; le bloc 1 étant constitué des besoins).

Schéma prestations SERAFIN
Schéma prestations SERAFIN

Le bloc 2 concerne les prestations directes.
Elles se structurent, comme les besoins, autour de trois grands domaines que sont

  • Les soins, le maintien et le développement des capacités fonctionnelles,
  • L’autonomie,
  • La participation sociale.

Le bloc 3 concerne les prestations indirectes.

Chaque bloc comporte des composantes de niveau 1 (niveau générique) jusqu’à des composantes de niveau 4 (niveau de description le plus fin).

Définition

Les prestations médicosociales s’entendent donc comme l’ensemble des missions effectivement réalisées par les ESMS accompagnant les personnes handicapées. Elles comprennent donc des prestations directes (celles qui apportent directement une valeur ajoutée à une personne ou un groupe de personnes handicapées) et des prestations indirectes (qui sont nécessaires pour la mise en œuvre des premières mais n’apportent pas en tant que telle de valeur ajoutée à la personne).

 

Nomenclature des prestation SERAFIN
Nomenclature des prestation SERAFIN
Nomenclature des prestation indirectes SERAFIN
Nomenclature des prestation indirectes SERAFIN

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L’APPROCHE DANS LE LOGICIEL SAM

Comme nous l’avons évoqué précédemment, les nomenclatures des besoins et des prestations sont donc constituées de trois blocs :
· Le bloc 1 concerne les besoins
· Le bloc 2 concerne les prestations directes
· Le bloc 3 concerne les prestations indirectes

Le bloc 3 ne sera pas traité dans le logiciel SAM dans la mesure où il correspond au pilotage et aux fonctions supports. Ces prestations ne sont pas directement en lien avec les projets individuels des usagers et ne permettent pas (sauf quelques exceptions) de répondre à un ou plusieurs besoins.

Pour autant, elles sont indispensables au bon déroulement et à la qualité des prestations « directes ». Nous distribuons d’autres outils plus en rapport avec le pilotage des établissements. Nous vous renvoyons vers ces différents logiciels disponibles sur notre site
http://www.defi-social.com/Logiciels.htm

Ils couvrent les points suivants :

  • Outils d’évaluations internes et externes
  • Outils de questionnaires de satisfaction
  • Outils d’évaluation des risques professionnels
  • Outils de gestion commerciale des ESAT

Le logiciel SAM étant un outil essentiellement orienté vers le suivi des personnes accueillies sur le plan Social, Administratif et Médical, nous traitons dans cet outil des blocs 1 et 2 (Besoins et Prestations directes).
Le logiciel SAM et le GEVA – CIF
Afin de préparer une approche plus induite du projet SERAFIN-PH, nous encourageons nos clients à utiliser l’outils d’évaluation basé sur les critères proposés par le GEVA conforme avec la classification internationale du fonctionnement, du handicap et de la santé (CIF).
Le logiciel SAM est capable d’intégrer le volet 6 de la démarche GEVA. Vous trouverez une copie de ces critères d’évaluation.

http://defi-social.com/FichiersPDFSite/geva.pdf

Nous avons également élaboré pour SAM un référentiel reprenant exactement l’expression de la nomenclature des besoins que nous pouvons charger dans votre logiciel.

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SAM ET LA NOMENCLATURE DES BESOINS

A l’issue de l’évaluation de la personne selon les modèles préconisés, le logiciel SAM permet de mettre en avant ses grandes compétences et ses grandes difficultés.
Les outils de plus en plus performent mis à disposition des utilisateurs, permettent très aisément de visualiser les écarts de compensation à la norme de réalisation.

Il est nécessaire à ce niveau de faire un parallèle entre les réponses apportées au référentiel GEVA permettant de mesurer les écarts de compensation (ou autres outils) et la nomenclature des besoins issus des travaux de l’équipe projet SERAFIN-PH.
Un référentiel SAM – SERAFIN-PH reprenant exactement l’expression de la nomenclature des besoins a été élaboré pour être au plus proche du dispositif.

Il se décline comme suit dans ses grandes lignes :

  • BESOINS EN MATIERE DE SANTE SOMATIQUE OU PSYCHIQUE
    • Besoins en matière de fonctions mentales, psychiques, cognitives et du système nerveux
    • Besoins en matière de fonctions sensorielles
    • Besoins en matière de douleur
    • Besoins relatifs à la voix, à la parole et à l’appareil bucco-dentaire
    • Besoins en matière de fonctions cardio- vasculaire, hématopoïétique, immunitaire et respiratoire
    • Besoins en matière de fonctions digestive, métabolique et endocrinienne
    • Besoins en matière de fonctions génito-urinaires et reproductives
    • Besoins en matière de fonctions locomotrices
    • Besoins relatifs à la peau et aux structures associées
    • Besoins pour entretenir et prendre soin de sa santé
  • BESOINS EN MATIERE D’AUTONOMIE
    • Besoins en lien avec l’entretien personnel
    • Besoins en lien avec les relations et les interactions avec autrui
    • Besoins pour la mobilité
    • Besoins pour prendre des décisions adaptées et pour la sécurité
  • BESOINS POUR LA PARTICIPATION SOCIALE
    • Besoins pour accéder aux droits et à la citoyenneté
    • Besoins pour vivre dans un logement et accomplir les activités domestiques
    • Besoins pour l’insertion sociale et professionnelle et pour exercer ses rôles sociaux
    • Besoins pour participer à la vie sociale et se déplacer avec un moyen de transport
    • Besoins en matière de ressources et d’autosuffisance économique

Des travaux peuvent être réalisés dans chacune des structures afin de mettre en place cette méthode d’évaluation de la personne

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SAM ET LA NOMENCLATURE DES PRESTATIONS

Nous nous attachons à répondre au bloc 2 concernant les prestations directes à travers les actions mises en œuvre dans le cadres de la réalisation des objectifs nés des projets individuels des usagers. Nous intégrons la nomenclature des prestations élaborée par l’équipe projet SERAFIN-PH.

Dès lors que les écarts des besoins sont mis en évidence, il est nécessaire de mettre en œuvre les réponses permettant de les diminuer ou de les combler à l’aide des prestations.

Le logiciel SAM à travers le suivi des prestations, moyens ou actions nécessaires à la réalisation des objectifs conduit à la mise en œuvre des prestations du bloc 2 (Prestations directes)
En effet lors des projets personnalisés, il est indispensable d’envisager ces actions comme des réponses et des préconisations conduisant à la réalisation des dits projets.

Les équipes terrain sont alors en mesure de s’organiser dans leurs prestations de soin et d’accompagnement dans les trois grands domaines qui sont :

  • LES PRESTATION DE SOINS, DE MAINTIEN ET DE DEVELOPPEMENT DES CAPACITES FONCTIONNELLES 
    • Soins médicaux à visée préventive, curative et palliative
    • Soins des infirmiers, des aides-soignants et des auxiliaires de puériculture à visée préventive, curative et palliative
    • Prestations des psychologues y compris à destination des fratries et des aidants
    • Prestations des auxiliaires médicaux, des instructeurs en locomotion et avéjistes
    • Prestations des superviseurs non psychologues
  • LES PRESTATIONS EN MATIERE D’AUTONOMIE 
    • Accompagnements pour les actes essentiels
    • Accompagnements pour la communication et les relations avec autrui
    • Accompagnements à l’extérieur avec déplacement d’un professionnel pour mettre en œuvre une prestation en matière d’autonomie
    • Accompagnements pour prendre des décisions adaptées et pour la sécurité
  • LES PRESTATIONS POUR LA PARTICIPATION SOCIALE
    • Accompagnements à l’expression du projet personnalisé
    • Accompagnements à l’exercice des droits et libertés
    • Accompagnements pour vivre dans un logement
    • Accompagnements pour accomplir les activités domestiques
    • Accompagnements pour mener sa vie d’élève ou d’étudiant
    • Accompagnements pour préparer sa vie professionnelle
    • Accompagnements pour mener sa vie professionnelle
    • Accompagnements pour réaliser des activités de jour spécialisées
    • Accompagnements de la vie familiale, de la parentalité, de la vie affective et sexuelle
    • Accompagnements pour l’exercice de mandats électoraux, la représentation des pairs et la pair aidance
    • Accompagnements du lien avec les proches et le voisinage
    • Accompagnements pour la participation aux activités sociales et de loisir
    • Accompagnements pour le développement de l’autonomie pour les déplacements
    • Accompagnements après la sortie de l’ESMS
    • Accompagnements pour l’ouverture des droits
    • Accompagnements pour l’autonomie dans la gestion des ressources
    • Informations, conseils et mise en œuvre des mesures de protection des adultes

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LE SCHEMA DU DISPOSITIF

Le schéma suivant montre bien la logique de fonctionnement et l’interaction entre projets personnalisés et dynamique SERAFIN.

Schéma Projets Personnalisés

Schéma Projets Personnalisés

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